業務の効率化を図ろうと思ったとき、まず思い浮かぶのは単純作業の「自動化」ではないでしょうか。
しかし、実際にどういった業務が自動化の対象となるのか、またどのように自動化すればいいのかが分からず、先に進まないことは多くあります。
そこで今回は自動化によって業務効率化ができるポイントについて、事例を交えてご紹介します。
事業において業務自動化ができるポイント
事業には大きく分けて4つの業務（工程）があります。まず、市場調査や事業の戦略立案などの「企画業務」。次に、要件を整理して実際にサービスを作り上げる「開発業務」。開発したものの動作や性能をチェックするための「検証業務」。そして、事業が動き出してからそれらを実際に動かしていく「運用業務」です。
開発業務はサービスの種類によって内容が大きく分かれるため、今回は4つの業務の中から「企画業務」「検証業務」「運用業務」に絞って、事例をもとに自動化できるポイントをご紹介します。
企画業務の自動化事例
競合サイトの更新調査を自動化
情報発信のメディアや価格比較のサービスなどで、競合サイトの調査は欠かせません。あるサイトの担当者は、競合サイトに掲載されている更新情報を検索エンジンから毎日手動で検索して、新規掲載された情報を抽出していました。しかし、それぞれのサイトに対しクロールする仕組みを導入することで更新内容を自動で取得し、競合サイトの調査業務を自動で実施しました。
競合サイトの価格調査を自動化
ECのサービスを展開する場合、多くの商品に対し市場の価格を手動で調査することは、それだけでも大変時間がかかる業務です。さらに、それぞれの商品には商品名、価格、在庫数、納期、商品の詳細、ポイントの付与といった多くの情報があります。そこで、あるECサイトでは、それぞれの競合サイトに対して適切にスクリーニングしてくる仕組みを導入し、これまで手動で行なっていた調査業務を全て自動化しました。
検証業務の自動化事例
OSバージョンアップ後の動作確認を自動化
アプリケーションを提供している企業の場合、そのアプリケーションが動く環境やOSに対しても気を配る必要があります。ある企業では、提供しているアプリケーションを動作させるOSが3ヶ月に1度バージョンアップがあるため、アプリケーション自体の更新・変更は無くても、動作確認を手動で実施していましたが、コスト削減とミス削減のためにOSの更新情報に合わせてアプリケーションの動作確認を一部自動化する仕組みを導入しました。
回帰テストの自動化
受託開発をメインに行なっている企業の場合、似たような案件を受けることがよくあります。ある開発会社では、回帰テストを全て手動で実施していましたが、開発サイクルの短期化に伴い、回帰テストの工数肥大化が課題になっていました。そこで、一連のユーザーシナリオを50パターン程自動的に実行する仕組みを導入し、コスト削減をしつつ事業規模の拡大が実現しました。
通話アプリの動作確認
通信が発生するアプリケーションを提供している場合、サーバーの監視やアプリケーション自体の動作確認など、多くの検証項目があります。ある通話アプリを提供している会社では毎日、発信側・着信側の端末を同時に操作し、ユーザー切替と通話部分の確認を行う業務を手動で実施していましたが、これらの作業に対して自動化を導入しました。
システム運用業務の自動化事例
システム稼働確認の自動化
ある会員制サイトを運営している企業では、ログイン機能や検索機能が定期的に障害を起こし、ユーザーから多くの問い合わせが発生していました。そこで、問題がある箇所に対し、自動でGUI上で動作確認するスクリプトを定期実行し、障害時には自動でメール通知を行う仕組みを導入しました。
サーバー死活監視の自動化
Webサービスを提供している場合、サーバーの監視は常に必要です。ある企業では、データセンターにてサーバー死活監視を人力で実施していました。しかし、障害を自動検知し、障害発生時に自動でアラートを出す仕組みを導入し、自動化することができました。
運用業務の自動化事例
メール確認の自動化
カスタマーサポートなどには、毎日多くのお問い合わせメールが送られてきます。ある企業ではメール受信後、内容を確認してそれに合わせた処理を手動で実施していましたが、量が多く人的コストが膨大に掛かっていたため自動化を導入しました。結果的に、対応時間が短くなりお客様の満足度が向上しつつ、人的コストも削減することができました。
基幹システム内情報の更新通知
ある大企業では、大量の顧客情報や営業担当の情報を基幹システムで管理していました。これまではその内容に変更があった場合、各自で基幹システムにアクセスして調べていましたが、それらを自動的に抽出し、最新の情報を関係者にメール周知する仕組みを導入し、自動化することで1人ひとりの工数が削減され、効率化されました。
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